Đầu tư một hệ thống chấm công bằng camera nhận diện hiện đại nhưng vẫn gặp tình trạng nhận diện chậm, sai người hoặc nhân viên phàn nàn liên tục, đó là tình huống không hiếm gặp. Phần lớn các vấn đề này không nằm ở chất lượng phần mềm mà bắt nguồn từ những sai lầm trong quá trình lắp đặt và triển khai. Hiểu trước các lỗi phổ biến sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, thời gian và tránh được nhiều phiền toái không đáng có.
Đặt camera sai vị trí và độ cao
Sai lầm phổ biến nhất là lắp camera ở vị trí không phù hợp. Camera đặt quá cao buộc người dùng phải ngước lên, camera quá thấp lại bắt họ cúi xuống, cả hai đều làm méo góc khuôn mặt và giảm độ chính xác nhận diện. Vị trí lý tưởng là ngang tầm mắt của người dùng trung bình, thường khoảng 1,4 đến 1,6 mét tính từ sàn.
Bên cạnh độ cao, hướng đặt camera cũng quan trọng. Camera nên hướng thẳng vào luồng người đi tới, không bị che khuất bởi cột, cây cảnh hay vật trang trí. Một số doanh nghiệp lắp camera ở góc khuất để thẩm mỹ nhưng vô tình khiến hệ thống khó bắt được khuôn mặt từ góc chính diện.
Bỏ qua điều kiện ánh sáng
Ánh sáng là yếu tố quyết định chất lượng hình ảnh đầu vào nhưng lại thường bị xem nhẹ. Ánh sáng ngược chiều, chẳng hạn camera đặt đối diện cửa kính hoặc cửa ra vào, khiến khuôn mặt bị tối và hệ thống không nhận diện được. Ngược lại, ánh sáng quá chói chiếu thẳng vào ống kính cũng gây lóa và giảm hiệu quả.
- Tránh đặt camera đối diện trực tiếp với nguồn sáng mạnh hoặc cửa sổ
- Đảm bảo khuôn mặt người dùng được chiếu sáng đều, không bị bóng đổ
- Ưu tiên ánh sáng trắng ổn định thay vì đèn vàng nhấp nháy
- Cân nhắc camera có hồng ngoại nếu khu vực thiếu sáng
Đăng ký khuôn mặt sơ sài
Chất lượng dữ liệu đăng ký ban đầu ảnh hưởng trực tiếp đến độ chính xác về sau. Nếu khi đăng ký, nhân viên chỉ chụp một góc duy nhất trong điều kiện ánh sáng kém, hệ thống sẽ có mẫu chuẩn yếu và dễ nhận diện sai trong những lần chấm công thực tế.
Cách làm đúng là chụp khuôn mặt từ nhiều góc độ, trong điều kiện ánh sáng tốt và yêu cầu nhân viên giữ biểu cảm tự nhiên. Với những người thường xuyên đeo kính, nên đăng ký cả khi có và không có kính. Việc đầu tư thời gian cho khâu đăng ký ban đầu sẽ giảm đáng kể các sự cố sau này.
Không tính đến lưu lượng giờ cao điểm
Nhiều doanh nghiệp chỉ lắp một thiết bị duy nhất cho hàng trăm nhân viên cùng vào ca một lúc. Hậu quả là cảnh ùn tắc, xếp hàng dài vào đầu giờ sáng, gây bực bội và làm chậm tiến độ công việc. Đây là lỗi về quy hoạch năng lực chứ không phải lỗi công nghệ.
Giải pháp là tính toán số điểm chấm công phù hợp với quy mô nhân sự và bố trí ở những cửa ra vào chính. Với khu vực đông người, nên dùng loại camera nhận diện khi đang di chuyển để nhân viên không phải dừng lại, giúp dòng người lưu thông liên tục mà vẫn ghi nhận chính xác.
Thiếu kế hoạch dự phòng
Bất kỳ thiết bị nào cũng có lúc gặp sự cố, mất điện hoặc mất mạng. Nếu hệ thống chấm công không có phương án dự phòng, một lần trục trặc có thể khiến toàn bộ dữ liệu công của ngày hôm đó bị ảnh hưởng. Doanh nghiệp nên chọn thiết bị có pin dự phòng, khả năng lưu offline và cân nhắc phương thức chấm công thay thế như mã PIN khi cần.
Việc xây dựng quy trình xử lý sự cố rõ ràng, ai liên hệ ai khi máy hỏng, dữ liệu được khôi phục thế nào, sẽ giúp doanh nghiệp ứng phó bình tĩnh thay vì lúng túng khi sự cố thực sự xảy ra.
Xem nhẹ việc đào tạo nhân viên
Cuối cùng, một sai lầm tinh tế nhưng tai hại là lắp đặt xong rồi để mặc nhân viên tự xoay xở. Khi không được hướng dẫn cách đứng đúng, khoảng cách phù hợp và xử lý khi nhận diện lỗi, nhân viên dễ thao tác sai và đổ lỗi cho hệ thống.
Một buổi hướng dẫn ngắn gọn lúc đầu, kèm theo bảng chỉ dẫn trực quan đặt cạnh thiết bị, sẽ giúp mọi người sử dụng đúng cách ngay từ đầu. Khi nhân viên hiểu và tin tưởng vào hệ thống, tỉ lệ phàn nàn giảm hẳn và quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ hơn nhiều. Tránh được những sai lầm cơ bản này, doanh nghiệp sẽ khai thác được trọn vẹn giá trị của khoản đầu tư công nghệ chấm công của mình.