Mỗi ngày chúng ta đều có 24 giờ như nhau, nhưng không phải ai cũng biết cách sử dụng chúng một cách hợp lý. Quản lý thời gian hiệu quả là một kỹ năng mà mọi người muốn đạt thành công đều cần phải học. Sử dụng 24 giờ mỗi ngày một cách hiệu quả sẽ giúp bạn làm việc năng suất và trải nghiệm cuộc sống ý nghĩa hơn. Hãy cùng tham khảo những nguyên tắc quản lý thời gian từ những người thành công mà Ninja chia sẻ sau đây.
Tổng hợp các nguyên tắc quản lý thời gian hiệu quả
I. Nguyên tắc quản lý thời gian là gì?
Nguyên tắc quản lý thời gian đồng nghĩa với việc lên kế hoạch và tổ chức thời gian cho các hoạt động cụ thể để đạt được mục tiêu. Việc lên kế hoạch hàng ngày giúp bạn xác định rõ những mục tiêu cụ thể. Điều này đồng thời đảm bảo bạn tính giờ làm việc một cách chính xác trong suốt ngày. Khi quản lý thời gian một cách hiệu quả, công việc của bạn sẽ được hoàn thành nhanh chóng, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc.
II. Top 3 nguyên tắc quản lý thời gian hiệu quả, làm chủ thời gian
Đối với doanh nghiệp, việc tổ chức thời gian một cách thông minh mang lại nhiều lợi ích. Dưới đây là các nguyên tắc quản lý thời gian hiệu quả trong tổ chức mà bạn có thể tham khảo.
1. Quản trị thời gian với 4D (Do – Dump – Delegate – Defer)
Nguyên tắc 4D (Làm – Loại bỏ – Uỷ thác – Trì hoãn) giúp chúng ta phân loại và quản lý các nhiệm vụ theo mức độ ưu tiên và quan trọng:
– Do (Làm): Đây là những công việc quan trọng và cần được hoàn thành ngay lập tức. Trong quá trình thực hiện, cần tập trung và không bị phân tâm bởi công việc khác.
– Dump (Loại bỏ): Đây là những công việc không quan trọng và không cần thiết. Hãy loại bỏ chúng để có thể tập trung vào những công việc quan trọng hơn.
Nguyên tắc 4D (Do – Dump – Delegate – Defer)
– Delegate (Uỷ thác): Đây là những công việc quan trọng nhưng có thể ủy thác cho người khác hoặc một nhóm để giải quyết. Điều này giúp tập trung vào các hoạt động quan trọng khác và giải quyết công việc một cách hiệu quả.
– Defer (Trì hoãn): Đây là những công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp. Có thể lên lịch, ghi chú lại và thực hiện các công việc khác trước. Sau đó quay lại xử lý chúng sau này.
2. Nguyên tắc quản lý thời gian hiệu quả Pareto 80/20
Nguyên tắc Pareto nhấn mạnh rằng: 80% thành quả được tạo ra bởi 20% công sức đầu vào.
Nguyên tắc Pareto 80/20
Việc xác định 20% công việc quan trọng nhất. Chúng ta cần phân tích và đánh giá tất cả công việc cần thực hiện. Sau đó, lựa chọn 20% công việc quan trọng nhất cần hoàn thành đầu tiên.
3. Quản trị thời gian với nguyên tắc 40 – 30 – 20 – 10
Đây là một phương pháp quản lý thời gian và công việc hiệu quả. Bạn nên dành 40% thời gian cho công việc quan trọng nhất, 30% thời gian cho công việc quan trọng thứ hai. Tiếp theo, bạn dành 20% thời gian cho công việc quan trọng thứ ba và 10% thời gian cho công việc tổng hợp.
Nguyên tắc 40 – 30 – 20 – 10
Hiện nay, phần mềm hỗ trợ quản lý thời gian làm việc trở nên phổ biến, mang lại sự thuận tiện trong việc quản lý công việc hàng ngày. Bạn có thể tiết kiệm thời gian một cách hiệu quả bằng cách sử dụng các ứng dụng này. Một trong những phần mềm hữu ích mà bạn có thể thử nghiệm là Achamcong của Ninja.
Achamcong cho phép bạn xếp lịch làm việc theo ca trong ngày một cách hiệu quả. Giúp bạn tổ chức công việc sao cho tối ưu nhất để đảm bảo hoàn thành đúng hạn. Bạn cũng có thể thực hiện check in hoặc check out một cách dễ dàng. Thông tin này có sẵn cho cả nhân viên và bộ phận nhân sự, giúp quản lý hiệu quả và dễ dàng đối soát khi có vấn đề phát sinh.
>>> Có thể bạn quan tâm: Cách làm bảng chấm công cá nhân trên excel chi tiết nhất
Dưới đây là tất cả thông tin về các nguyên tắc quản lý thời gian hay và hiệu quả nhất. Hy vọng rằng từ bài viết của Ninja, bạn đã có thể chọn ra những quy tắc phù hợp để áp dụng và đạt được hiệu suất tốt nhất.
